Autorisation de la CNIL

Par Délibération n° 2012-427 du 29 novembre 2012, La Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL) a autorisé notre association à mettre en oeuvre un traitement automatisé de données à caractère personnel ayant pour finalité la gestion des dossiers des usagers (demande d'autorisation n° 1608216).

L'accès et la rectification de ces données peut se faire conformément à la loi du 6 janvier 1978 modifiée.

Politique de protection des données à caractère personnel de l’usager du Centre éducatif La Cordée

 1.    Introduction

Dans le cadre de leurs missions, les professionnels du Centre éducatif La Cordée recueillent et traitent des informations à caractère personnel qui vous concernent, vous et votre enfant.

Le présent document, « Politique de protection des données à caractère personnel de l’usager du Centre éducatif La Cordée », vise à vous informer de la façon dont nous réalisons ces recueils et traitements dans le cadre réglementaire en vigueur.

Ce document est appelé à être mis à jour régulièrement pour intégrer toutes les évolutions de la réglementation.

2.    Version 1.0 du 1^er janvier 2023

Le Centre éducatif La Cordée peut, à sa seule initiative, mettre à jour cette politique à tout moment en publiant la politique modifiée sur son site Web. Nous vous recommandons donc de consulter régulièrement cette page.

3.    Périmètre

La présente politique s'applique aux collectes et traitements des données personnelles qui vous concernent, vous et votre enfant ; toutes opérations de traitement mises en œuvre par le Centre éducatif La Cordée ou pour son compte.

4.    Responsable des traitements : Centre éducatif La Cordée

• Adresse : Centre éducatif La Cordée, 3 bis place Saint-Médard 02200 Soissons
• SIREN : 780227302
• Code APE : 8790A
• Site web : www.lacordee-asso.org
• Objet social : association déclarée, en activité depuis 1969, et spécialisée dans le secteur d'activité de l'hébergement social pour enfants en difficultes

5.    Finalités des traitements

 La Cordée collecte et traite les données nécessaires : 

1. A la prise en charge éducative, sociale et médicale de votre enfant ;

2. A la gestion, le contrôle, la sécurité, la qualité et l'amélioration continue des services que l’association vous propose ;

3. A des fins d'évaluation, dans les domaines éducatif, social et médical, menées dans l’intérêt interne légitime du Centre éducatif La Cordée et/ou dans l’intérêt public général ;

4. A la communication entre le Centre éducatif La Cordée, les administrations compétentes, et vous.

6.    Catégories de données traitées

Le Centre éducatif La Cordée collecte et traite les renseignements vous concernant, vous et votre enfant, qui sont nécessaires : 

a) à la gestion administrative de son dossier de prise en charge :

1. Identité ;
2. Coordonnées ;
3. Etat civil ;
4. Situation et vie personnelle ;
5. Situation et vie familiale ;
6. Situation économique et financière ;
7. Situation socio-professionnelle ; 

b) à sa prise en charge éducative, sociale et médicale : dossier social, dossier judiciaire, dossier médical, paramédical et/ou psycho-social.

7.    Obligations du Centre éducatif La Cordée

L'informatique doit être au service de chaque individu. Elle ne doit porter atteinte ni à l'identité et à la dignité humaines, ni aux droits de l'être humain, ni à la vie privée, ni aux libertés individuelles ou publiques. Le Centre éducatif La Cordée respecte et protège la vie privée de toutes les personnes dont elle traite les données.

Le Centre éducatif La Cordée est en conséquence responsable : 

1. De traiter vos données de manière licite, loyale et transparente ;

2. De collecter vos données à des fins déterminées, explicites et légitimes ;

3. De ne pas traiter ultérieurement vos données d'une manière incompatible avec ces finalités ;

4. De limiter la collecte et le traitement de vos données à ce qui est nécessaire et suffisant au regard de ces finalités ;

5. D'assurer l'exactitude et, si nécessaire, la tenue à jour de vos données ; toutes les mesures raisonnables doivent être prises pour que les données à caractère personnel qui sont inexactes, eu égard aux finalités pour lesquelles elles sont traitées, soient effacées ou rectifiées sans tarder ;

6. De conserver vos données sous une forme permettant l'identification des personnes concernées pendant une durée n'excédant pas celle nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées ; les données à caractère personnel peuvent être conservées pour des durées plus longues dans la mesure où elles seront traitées exclusivement à des fins archivistiques dans l'intérêt public, à des fins de recherche scientifique ou historique, ou à des fins statistiques, pour autant que soient mises en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées ;

7. De vous garantir un niveau de sécurité approprié des données, y compris leur protection contre un traitement non autorisé ou illicite et contre leur perte, leur destruction ou les dégâts d'origine accidentelle, à l'aide de mesures techniques ou organisationnelles appropriées.

Le Centre éducatif La Cordée ne collecte et ne traite vos données que si au moins l’une des conditions suivantes est remplie : 

1. Vous (ou la personne qui vous représente légalement) avez consenti au traitement de vos données à caractère personnel pour une ou plusieurs finalités spécifiques ;

2. Leur traitement est nécessaire à l'exécution d'une convention ou d'un contrat auquel vous êtes partie ou à l'exécution de mesures précontractuelles prises à votre demande ;

3. Leur traitement est nécessaire au respect d'une obligation légale à laquelle le Centre éducatif La Cordée est soumise ;

4. Leur traitement est nécessaire à la sauvegarde de vos intérêts vitaux ou d'une autre personne physique ;

5. Leur traitement est nécessaire à l'exécution d'une mission d'intérêt public ;

6. Leur traitement est nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par le Centre éducatif La Cordée ou par un tiers, à moins que ne prévalent vos intérêts ou vos libertés et droits fondamentaux exigeant une protection des données à caractère personnel, notamment dans le cas des mineurs.

 9.    Destinataires des données

Le Centre éducatif La Cordée veille à la confidentialité de vos données et s’engage à ce que toutes les informations recueillies vous concernant soient considérées et utilisées comme des informations strictement confidentielles ; tout particulièrement les données protégées par le secret professionnel et/ou médical.

Vos données ne sont destinées qu'au personnel interne du Centre éducatif La Cordée habilité par la Direction de l’association (personnel administratif et technique, personnel éducatif, personnel soignant, etc.) ; ainsi qu'aux tiers extérieurs réglementairement ou contractuellement autorisés à en avoir communication (autorités publiques autorisées par la loi, partenaires tiers autorisés par une convention ou un règlement, fournisseurs et prestataires autorisés par un contrat de sous-traitance en bonne et due forme, etc.). 

Aucune information personnelle n’est collectée à votre insu, ni cédée ou revendue à un tiers.

1. les données nécessaires au suivi administratif et à la prise en charge éducative, sociale et médicale (voir ci-dessus) ;
2. les données nécessaires au respect des obligations légales, règlementaires, conventionnelles et contractuelles auxquelles La Cordée est soumise ;
3. les données nécessaires à la préservation des intérêts légitimes du Centre éducatif La Cordée (obligations de contrôle, de certification, de justification, de défense, etc. auprès des autorités, juridictions et organismes compétents).

Le dossier de votre enfant sera notamment conservé pendant 90 ans conformément aux instructions des archives départementales de l’Aisne (de décembre 2019).

11. Vos droits "informatique et libertés

Conformément à la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, vous disposez des droits suivants :

1. droit d’accès : vous pouvez demander une copie des données à caractère personnel traitées par le Centre éducatif La Cordée vous concernant ; le coût lié à la reproduction des documents et, le cas échéant, le coût de l'envoi des documents seront à votre charge ;

2. droit de rectification : si vous pensez que vos données à caractère personnel sont inexactes ou incomplètes, vous avez le droit de demander leur correction, mise à jour ou modification ;

3. droit d’effacement : vous pouvez, dans certaines conditions, demander l’effacement des données vous concernant ; par exemple lorsque vous pensez que vos données à caractère personnel ne sont plus nécessaires ;

4. droit d’opposition : vous pouvez, dans certaines conditions, vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel pour des raisons légitimes tenant à votre situation particulière ;

5. droit à la limitation du traitement : vous pouvez demander la limitation du traitement de vos données à caractère personnel si vous contestez l’exactitude de vos données à caractère personnel, si le traitement est illicite mais que vous vous opposez à son effacement, si vous pensez que le Centre éducatif La Cordée n’a plus besoin de vos données à caractère personnel mais qu’elles vous sont encore nécessaires pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice ou si vous vous êtes opposé à leur traitement, pendant la période de traitement de votre demande d’opposition ;

6. droit de retirer votre consentement à tout moment : lorsque le traitement est fondé sur votre consentement (voir le paragraphe 8.a ci-dessus), vous pouvez retirer votre consentement à tout moment sans que cela ne porte atteinte à la légitimité du traitement avant le retrait de votre consentement.

Si vous souhaitez exercer l’un des droits exposés ci-dessus, veuillez-vous adresser soit à la Direction de l’association, soit à son Délégué à la protection des données, par :

• Courrier : Centre éducatif La Cordée, 3 bis place Saint-Médard - 02200 Soissons ;
• Mail : centre.educatif@lacordee.asso.fr ;
• Internet : www.lacordee-asso.org (onglet contact).

12.  Mesures de sécurité

Compte tenu de l'état de la réglementation en vigueur, des connaissances, des coûts de mise en œuvre et de la nature, de la portée, du contexte et des finalités du traitement ainsi que des risques pour vos droits et libertés, le Centre éducatif La Cordée :

a) met en œuvre les mesures juridiques, techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir un niveau de sécurité des données adapté au risque ; y compris (liste non exhaustive) :

• engagement de confidentialité absolue du personnel tant interne et qu’externe du Centre éducatif La Cordée ;

• renforcement de la sécurité informatique, et de la protection contre les cybermenaces, des traitements digitaux mis en œuvre (et notamment des logiciels en ligne) ;

• anticipation de la sécurité, et prévention des risques, dès la conception et le lancement de nouveaux services (analyses d’impacts par exemple) ;

• choix d’offres et de fournisseurs sûrs dès la conclusion des contrats de sous-traitance, puis vigilance et contrôle permanents des sous-traitants ;

   

b) vous en informe et, le cas échéant, demande votre accord ; notamment, selon les besoins, en cas :

• d'échange ou de partage d'informations nécessaires à votre prise en charge par tout moyen, y compris numérique, garantissant la sécurité et la confidentialité des informations ;

• d'hébergement de données sensibles pour le compte du Centre éducatif La Cordée par un tiers agréé ou certifié ;

• d'externalisation d'un service auprès d'un sous-traitant sous contrat ;

• de groupement co-responsable avec un partenaire extérieur habilité ;

• de recherche impliquant que les données soient rendues accessibles à des personnes en dehors des équipes internes ;

• de transfert de données à caractère personnel hors de l'Union Européenne ou vers des organisations internationales.

13. Notification des violations de sécurité

Conformément à la réglementation en vigueur, le Centre éducatif La Cordée s’engage à :

1. notifier la CNIL en cas de violation de vos données personnelles présentant un risque élevé pour vos droits et libertés ;

2. vous informer par tous les moyens adaptés en cas de violation de vos données personnelles présentant un risque pour vos droits et libertés.

14. Textes de référence

Le Centre éducatif La Cordée prend toutes les dispositions nécessaires et suffisantes au respect du droit national et européen en matière de protection des données à caractère personnel ; notamment (liste non exhaustive) :

1. Le règlement général UE 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 sur la protection des données (dit RGPD) : https://www.cnil.fr/fr/reglement-europeen-protection-donnees ;

2. La loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés (dite loi informatique et libertés) : https://www.cnil.fr/fr/la-loi-informatique-et-libertes ;

3. Le code de la santé publique : https://www.legifrance.gouv.fr/affichCode.do?cidTexte=LEGITEXT000006072665 ;

4. Le code de l'action sociale et des familles : https://www.legifrance.gouv.fr/affichCode.docidTexte=LEGITEXT000006074069